0

Sự cần thiết của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc đã nhanh chóng trở thành một ứng dụng mang lại rất nhiều tiện ích không chỉ cho doanh nghiệp mà với các các cơ sở, cửa hàng buôn bán như cửa hàng đèn điện Đạt Linh. Bài viết hôm nay chúng tôi sẽ giới thiệu đến quý khách hàng cách mà chúng tôi đang vận hành doanh nghiệp và quản lý đội ngũ nhân viên.



Cả thế giới đang nhanh chóng tiến tới cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4. Kỷ nguyên công nghệ 4.0, nơi mà các loại trí thông minh nhân tạo sẽ giúp đỡ một phần khối lượng của con người giúp tăng năng suất. Ở Việt Nam ta cũng vậy, để có thể bắt kịp xu hướng các doanh nghiệp, cửa hàng cần thiết phải có những bước chuyển mình nhanh chóng, đầu tiên từ hệ thống quản lý, giám sát đến các khâu sản xuất, vận chuyển & giao hàng.

Phần lớn các doanh nghiệp ở Việt Nam đang áp dụng công nghệ quản lý cũ với việc giao việc, bàn giao thông qua các cuộc họp báo cáo, hội nghị. Nhưng giờ đây mọi công việc như vậy có thể được tích hợp trong một hệ thống quán lý công việc chung. 

Phần mềm quản lý công việc được biết đến là công cụ hữu hiệu giúp kết nối người quản lý và nhân viên. Một phần mềm kết nối hạ tâng, nhân sự trong công ty. Vậy với một phần mềm quản lý công việc cần có những tính năng như thế nào?

1. Sự Đơn giản, dễ dùng của phần mềm

Đây là tính năng tương như phụ nhưng lại cực kỳ quan trọng. Để có thể mang lại hiệu quả thì việc hiểu sâu về phần mềm, đặc biết đối với nhóm đối tượng có tuổi >30 sẽ khó có thể theo kịp như giới trẻ, bởi vậy một phần mềm quản lý công việc cần phải đạt được yêu cầu này.

Thật không may,những sản phẩm có thể đáp ứng được điều kiện này lại không có nhiều, hầu hết các phần mềm là phần mềm nước ngoài nên nhiều tính năng, thao tác và cả ngôn ngữ không thực sự tiện ích với người việt. Trong số những phần mềm quản lý dự án, doanh nghiệp hiện nay, Vtask nổi lên là một sản phẩm của người Việt, do người việt thiết kế và lập trình. Toàn bộ hệ thống đều hỗ trợ tốt nhất, đảm bảo được tính dễ sử dụng, dễ vận hành và học cách vận hành. Chính bởi điều này mà Vtask cũng đang được chúng tôi sử dụng trong hệ thống cửa hàng của mình bởi sự dễ dùng đó.

2. Quản lý công việc

Điều cốt lõi nhất chính là tính năng quản lý công việc cho cá nhân, nhóm và toàn bộ bộ máy của công ty, hành chính nhân sự.

Quản lý công việc của cá nhân và nhóm thuận tiện là điều quan trọng nhất. Một phần mềm quản lý hiệu quả nhất là khi bạn có thể dễ dàng tạo công việc, giao việc cho nhân viên, theo dõi tiến độ thực hiện công việc của từng cá nhân.

3. Công cụ quản lý thời gian

Bất kỳ công việc nào cũng cần phải có thời gian hoàn thành, vì vậy hãy lựa chọn một công cụ hỗ trợ bạn thiết lập thời gian thực hiện công việc, theo dõi và cập nhật trạng thái khi nhân viên của bạn đang làm nhanh hay chưa đúng tiến độ so với yêu cầu đề ra.

4. Hiển thị theo thời gian

Hỗ trợ hiển thị các công việc theo thời gian và tất nhiên bạn cũng có thể có những thay đổi phù hợp với tính chất công việc và tình hình diễn biến lúc đó.

5. Chia sẻ file tài liệu hay các thông tin khác

Thông thường việc chia sẻ dữ liệu sẽ được thực hiện quả email, skype, facebook messeger hay zalo. Nhưng không có một kênh thống nhất nên dễ dàng bị mất mát dữ liệu, khó tìm được dữ liệu mong muốn. Ứng dụng quản lý nhóm công việc đã khắc phục được tình trạng này.

Sẽ thật phức tạp nếu như bạn muốn chia sẻ file tài liệu tới toàn bộ nhân viên cấp dưới. Theo cách thông thường, bạn sẽ phải thực hiện thao tác này lặp đi lặp lại: mở file, chọn và gửi đến từng nhân viên. Nhưng nếu số lượng nhân viên hoặc những thành phần liên quan đông đảo, thì cách chia sẻ này sẽ làm tốn nhiều thời gian của bạn.

6. Theo thời gian thực và mọi lúc, mọi nơi

Đây thực sự là tính năng gần như được nhiều nhà quản lý yêu công nghệ mong muốn khi theo dõi tiến độ công việc của nhân viên. Dù bạn không có ở văn phòng thậm chí đi công tác nước ngoài, những thông tin như cập nhật tiến độ, trạng thái công việc, báo cáo công việc,… hay bất kỳ sự thay đổi nào được cập nhật đều được gửi thông báo (notifications) đến bạn tức thì.

7. Tính năng tạo báo cáo

Báo cáo là một trong những phần không thể thiếu đối với mỗi nhân viên, nhiều khi việc tạo báo cáo còn tốn thời gian và công sức hơn việc thực hiện công việc đó. Phần mềm quản lý công việc cần giúp người nhân viên tạo được những báo cáo có sẵn giúp tiếp kiệm thời gian thực hiện.

8. Tính bảo mật

Lộ các thông tin là điều tối kỵ bởi sẽ ảnh hưởng đến tổ chức doanh nghiệp và khách hàng. Vì vậy, chúng tôi khuyên, bạn không nên bỏ qua yếu tố này.



  • Đăng bởi: admin
  • Đăng trong: Thông báo
  • Ngày tạo: 2018-11-20
  • Hits: 9

Tags: